别让低效系统拖垮业务！知识产权代理机构管理系统怎么选？

 作为知产行业人士，您一定非常熟悉各类知识产权业务，面对快速增长的业务，您可能会被以下烦恼所困扰：难以便捷统地管理海量的文件资料、缺乏标准的进度管理、人员对接繁琐效率低、担心案件处理的过程中出错、害怕业务数据丢失、费用无法监控等问题，如何解决这些烦恼呢？

 

近些年来，越来越多的IP服务机构和公司通过各种业务管理软件来管控业务流程及提升人员的工作效率。

当然，不是所有的系统都能事半功倍地解决问题，今天我们从以下几个方面浅显的分析知识产权代理机构业务管理系统的优劣差异：

01 业务管理  

优：多元化的业务管理，包括专利、商标、版权、域名、法律及其他业务管理；全面管理内内、外内、内外等业务；

劣：只有国内专利业务的管理；

02 流程管理  

优：高效的流程管理：结合机构特点自定义的任务流程管理，立卷、来文自动生成任务流程及期限提醒，期限提醒通过颜色辨识，智能邮件发送执行人；

劣：固化的流程管理，需要匹配软件来使用；

03 电子申请  

优：对接专利和商标的官方电子申请接口，易用、高效，同步更新；批量接收电子申请官方来文，自动生成PDF电子官文并分配给代理人；

劣：单一电子申请管理；官方来文接收为zip包，需要手工解压，工作量大且易出错；

04 官文转达  

优：便捷的官文转达：官文通过系统中邮件管理，自动撰写邮件正文，快速发送（转达）客户；

劣：手动处理，繁琐；

05 费用管理  

优：安全的费用管理：根据客户，自动生成官费，及客户代理费，根据客户办案策略，控制官方缴费；自动计算缴费日期，根据申请人或本所自动生成电子申请缴费模板或补充缴费模板，安全、高效；

劣：手动制作缴费模板，容易出错；

06 财务管理  

优：支持实时到款登记，进行客户预付款管理。到款对账，商标多账户管理，商标局退款管理及对账。代理人固定提成及业务人员固定提成计算；

劣：不支持该功能；

07 售后服务  

优：专业及时的技术支持及售后服务，软件每年多次更新升级；

劣：软件更新次数少；

   

  “好系统” 核心标准缺一不可  

 

     通过上述对比可见，优质的知识产权代理机构业务管理系统需具备 “全流程覆盖、智能化提效、安全化保障” 的核心特质。具体而言，以下六点至关重要：

1. 客户管理：科学高效地管理和更新客户信息；

2. 数据安全：文档电子化备份存储，不怕丢失，保证数据的完整性；

3. 实时跟进：全渠道消息互动，便于多角色及时跟进和监控项目进度；

4. 报表呈现：多维度穿透、追溯回款/提成/账单，一目了然；

5. 逾期提醒：及时预警回款缴费等事项，减轻人工负担，提高业务效率；

6. 全面管理：全方位的管理方案，包含：科服项目、知识产权业务；

 

  彼速《新协同》  

 

     《新协同》集以上所有优点于一身，帮助管理人员、顾问、流程人员、代理人、财务人员，从合同、到款、立案分配、撰写、交局、电子申请、客户报告、账单、年费、续展等一些列复杂的工作，安全、高效处理，在提高工作效率、降低成本、加强风险控制、提升决策质量、促进协同工作以及方便数据管理等优势。

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