看看如何优雅的制作XML格式的案卷包，简单、快速、便捷！

根据小道消息，2025年国知局计划仅接收XML格式文件，不再接收PDF格式文件。



众所周知，XML案卷制作起来比较麻烦的，尤其涉及到公式、图片、表格、上下标时，无法通过复制形式直接粘贴到电子申请系统内，需要单独编辑，耗时费力。

国知局也推出了官方的XML编辑器，基于office和wps的插件，可以将docx文件转换为XML案卷。优点是免费，但也存在无法避免的BUG，诸如说明书附图图片可能混入说明书内的问题。
XML编辑器也无法提供意见答复OA补正的制作。

下面提供一个新的解决方案，解决新案申请和OA补正答复的案卷制作。

具体的操作指引如下：

沁知云XML案卷制作规范指引

 

一、文件准备

二、填写著录项目

三、上传数据

四、制作并下载案卷包

五、检查并签名发送

新案申请篇

〇、操作说明

1、安全性设计

服务器不主动保存任何数据信息，填写数据、上传文本均可以删除。

域名地址唯一，不对外公开。

上传的文本无法通过任何形式下载或查看。

生产的案卷包含10位随机密文，不会被探测下载。

可以自定义压缩包密码，解压后的压缩包可导入电子申请系统。

2、新申请案卷可接收的文本名称如下：

【说明书】--必须为docx或doc或pdf格式。

【权利要求书】--必须为docx或doc或pdf格式。

【说明书附图】--必须为docx或doc或pdf格式。

【说明书摘要】--必须为docx或doc或pdf格式。

【专利代理委托书】--必须为jpg格式。

3、上传专利文本格式必须统一，如【说明书、权利要求书、说明书摘要、说明书附图】必须同时为pdf格式或doc格式，不能混乱上传。

 

一、文本准备

1、专利文本：【说明书、权利要求书、说明书摘要、说明书附图】等专利文本必须符合专利法相关规范，

尤其，【说明书】必须包含如下的小标题，如：技术领域、背景技术、发明内容（实用新型内容）、附图说明、具体实施方式，超出上述小标题描述的可能无法正确分段。

专利文本最后一个符号必须使用句号结尾【。】，不得使用【.】。

doc或docx格式文本建议不含有页眉和页脚。

pdf格式文本应当含有页眉和页脚（符合国知局规范）。

2、关于公式、表格、上下标

服务器能够自动解析公式、表格为图片，能够自动解析上下标，一般情况下无需额处理文本，但需要注意，公式内的字体应当使用默认字体，否则出现公式的异常情况（极小概率）。

3、文本内不能使用自动编号，否则导致解析失败。

4、【说明书附图】建议使用图片格式插入在文本内，每幅图片对应一个附图标号；

附图不能横向并列排布。

 

二、著录项目（新案申请）

请在网页表单中正确填写专利的著录项目信息。

 

注意：

1、保存数据会临时存储到服务器内。

2、保存过的企业数据可以赋值查询，自动填写相关数据。

3、保存过的代理人数据可以赋值查询，自动填写相关数据。（代理机构）

4、保存过的联系人数据可以赋值查询，自动填写相关数据。（非代理机构）

5、含有多个其余发明人是，需要通过【；】进行分隔。

6、有总委托书的，必须填写总委托书编号，否则，必须上传专利代理委托书。

7、涉及多个申请人时，请生成案卷包后导入电子申请系统内添加其余申请人。

8、填写企业名称和信用代码后可以通过费减备案查询是否当年已完成备案。

9、如需要增加内部编号，专利名称字段修改为{内部编号_专利名称}，例如：DJ2404011_一种机械装置。

 

三、上传数据（新案申请）

请在网页表单中上传相关专利文本。

 

1、选择表单日期，赋值查询，下表会出现已经填写的数据。

2、选中案卷，查看按钮可以查看填写的著录信息，如有错误，请删除本条数据，并重新制作著录信息。

3、删除按钮可以删除著录信息，删除后，服务器内不再保存著录信息。

4、选择文件上传。一般的，新申请包括【说明书、说明书附图、说明书摘要、权利要求书等】。

5、如未填写总委托书编号，必须上传专利代理委托书。

6、检查文件数量按钮可以查看已经上传的文本情况。如上传错误文本，可以通过删除按钮将错误的文本删除。

 

 

四、制作并下载案卷包

 

1、按照上传的文本类型选择相应的按钮，生产相关的案卷包。

2、制作完毕后，按弹窗提示下载并保存案卷包。

3、案卷包生产后，上传的专利文本自动删除，如需要重新生产案卷包，需要重新上传相关文件。

4、如果生产失败，请按照提示进行相关操作。

 

五、检查并签名发送

将案卷包导入电子申请系统内，并逐个检查并保存相关文本，确认无误后再签名发送。

尤其注意的是，xml格式的案卷必须修改模式下保存相应的文本，需要注意段号的变化，尤其权利要求书中的段号变化。

如设计的压缩包密码的，需要先解压后再导入电子申请系统。

 

OA答复篇

 

〇、操作说明

1、安全性设计

服务器不主动保存任何数据信息，填写数据、上传文本均可以删除。

域名地址唯一，不对外公开。

上传的文本无法通过任何形式下载或查看。

生产的案卷包含10位随机密文，不会被探测下载。

可以自定义压缩包密码，解压后的压缩包可导入电子申请系统。

2、OA答复案卷可接收的文本名称如下：

【意见陈述书正文】--必须为docx格式，答复意见必传文件。

【补正内容】--必须为xls或xlsx格式，答复补正必传文件。

【修改对照页】--必须为pdf格式，内容为修改对照页文件。

【其他证明文件】--必须为pdf格式，内容为pdf格式的意见陈述书正文或其他证明文件。

【说明书】--必须为docx或doc或pdf格式。

【权利要求书】--必须为docx或doc或pdf格式。

【说明书附图】--必须为docx或doc或pdf格式。

【说明书摘要】--必须为docx或doc或pdf格式。

3、上传专利文本格式必须统一，如【说明书、权利要求书、说明书摘要、说明书附图】必须同时为pdf格式或doc格式，不能混乱上传。

 

一、文本准备

文本要求同前新案申请。

 

二、数据录入（OA补正申请）

 

1、根据专利号查询相关的发文信息。

2、选择需要答复的范文信息，下方表单会自动填写相关发文数据。如有错误，可以在表内主动修改相关数据。

3、录入申请人或代表人。

4、选择答复方式。

需要注意的事项：

1、无该专利发文的，可以直接填写表单，并上传文件生产答复案卷包。

2、发文数据可以提前授权，存储到服务器内。

3、【补正内容】--必须为xls或xlsx格式，答复补正必传文件，内容架构如下：

单元薄名称必须为【buzheng】。

必须包含四列数据，第二行开始为补正内容。

 

4、【意见陈述书正文】--必须为docx格式，答复意见必传文件。

5、如需要上传PDF格式的陈述意见正文。【意见陈述书正文】的文本内容为“详见附页。”即可。意见陈述书正文是必传文件，不能缺失。

6、【修改对照页】--必须为pdf格式，内容为修改对照页文件。

三、上传数据（OA答复）

1、上传必要的答复文件。

2、根据答复方式选择对应的按钮生产相关的案卷包。

四、制作并下载案卷包

五、检查并签名发送等规范与前新案申请相同。

 

 

2024年4月22日

上海

QA?
1、如何保证数据安全？
答：①用户使用地址唯一，不向外暴漏，不与其它人共享。
②填写的著录信息可以在制作案卷包后选择删除。
③上传的文本在制作案卷包后自动删除。
④生成的案卷包含有10位随机密文，不可能被探测下载。
⑤生产案卷包前，可以设定压缩包密码，解压后的案卷包可以导入电子申请系统，如未设定密码，可以直接导入电子申请系统。
⑥上传的文本无法通过任何形式下载或查看。
⑦上传的文本可以主动删除。
2、赋值查询有何异议？
赋值查询案件是单独设计的快捷功能。
①企业名称处，录入名称后可以快速取回该公司上一次的预填数据，并自动填充到表单内。
②费减查询，根据公司名称和信用代码查询相关的费减情况。
③第一代理人处，录入姓名后可以快速取回该代理人的上一次的预填数据，并自动填充到表单内。
④联系人处，录入姓名后可以快速取回该联系人的上一次的预填数据，并自动填充到表单内。
3、保存数据后如何继续操作
在保存数据后会有弹出提示保存完成。
弹窗内的表格为填写的著录数据。可以下载或忽略。
点击右上【制作专利案卷包】按钮，跳转制作案卷包界面。
按照前面步骤三进行后续操作。
4、收费吗？
收费
pdf格式案卷包（2元/件）
XML格式案卷包（10元/件）
5、如何获取独立的用户地址。
请联系开发者付费开通。
微信：patfenxi